En Venezuela, todo comerciante debe llevar al menos tres libros contables obligatorios, más ciertos libros legales si se trata de una sociedad mercantil, y el no tenerlos o no cumplir las formalidades conlleva multas y clausura del local.
Libros contables obligatorios
Para toda persona natural o jurídica que ejerza el comercio formal:
Libro Diario (en castellano, en moneda nacional, autorizado antes de usarse).
Libro Mayor.
Libro de Inventarios y Balances (también debe ser presentado al Registro Mercantil antes de usarse).
Estos son los tres libros de contabilidad exigidos por el artículo 32 del Código de Comercio.
Libros legales obligatorios en sociedades
En las sociedades mercantiles, además de los contables, se exigen libros legales corporativos:
Libro de accionistas (en sociedades por acciones).
Libro de actas de asamblea de accionistas o socios.
Libro de actas de la junta de administradores/directores.
Otros libros y registros especiales pueden ser exigidos por leyes sectoriales (por ejemplo, IVA, ISLR, retenciones, inventarios, activos fijos, etc.) según el tipo de contribuyente.
Libros opcionales o auxiliares
No son impuestos por el Código de Comercio pero se usan para mejor control interno:
Libros auxiliares de cuentas por cobrar y por pagar.
Libros auxiliares de bancos, nómina, costos, producción, inventario detallado, etc.
Su uso es recomendable para soportar estados financieros bajo VEN-NIF o VEN-NIF PYME, aunque no todos son “obligatorios” por ley.
Sanciones por no llevar libros
El Código Orgánico Tributario (COT) califica como ilícito formal: “no llevar los libros y registros exigidos por las normas respectivas”. Principales consecuencias:
Multa equivalente a 150 veces el tipo de cambio oficial de la moneda de mayor valor y clausura de la oficina/local por 10 días continuos, cuando no se llevan los libros exigidos o se destruyen/alteran registros.
Multa equivalente a 100 veces el tipo de cambio oficial y clausura por 5 días, cuando se llevan los libros sin las formalidades legales (por ejemplo, no presentados a Registro, llevados en otro idioma o moneda sin autorización, etc.).
Además, el SENIAT puede:
Desconocer costos, deducciones y créditos si no están debidamente soportados en libros y registros.
Determinar la obligación tributaria sobre base presunta al no existir contabilidad confiable.
En la práctica, todo ente que ejerza actividad económica formal debería mantener al día estos libros para cumplir simultáneamente con el Código de Comercio, el COT y las normativas del SENIAT.